1. Pendahuluan
Istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) telah banyak didefinisikan oleh para ahli
manajemen dan komputer dengan cara pandang ang berbeda-beda. Istilah SIM telah dikenal
sejak tahun 1960-an. Konsep SIM saat itu berkembang seiring dengan perkembangan
penggunaan teknologi komputer. Saat itu, perkembangan teknologi komputer telah
memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk menghasilkan
informasi yang dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan manajemen.
Dalam hal ini, pemahaman tentang istilah SIM akan diperoleh dengan cukup baik apabila
mampu memahami sistem, informasi dan manajemen.
2. Tujuan Instruksional Umum
Memahami konsep dasar SIM serta mempunyai gambaran umum mengenai perananan SIM
dalam kegiatan manajemen.
3. Tujuan Instruksional Khusus
Agar mampu :
a. memahami konsep dasar SIM
b. mengenal unsur penting SIM
c. mengenal elemen operasional SIM
d. memahami peranan SIM dalam dalam konteks fungsi organisasi dan aktifitas
manajemen
e. mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada organisasi untuk memperbaiki
prestasi dimasa mendatang.
4. Uraian Materi
a. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
1) Sistem
Definisi :
Sebagaimana istilah SIM, sistem juga telah didefinisikan oleh para ahli dalam
berbagai cara yang berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena perbedaan cara
pandang dan lingkup sistem yang ditinjau. Secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal /kegiatan/ elemen/ subsistem yang saling
bekerja sama (yang dihubungkan) dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk
suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan.
Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai :
a) Komponen
b) Batas
c) Lingkungan
d) Penghubung antar komponen
e) Masukan (input)
f) Pengolahan (processing)
g) Keluaran (output)
h) Sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
i) Kendali
j) Umpan balik
Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input), pengolahan (proses) dan
keluaran (output), seperti ditunjukkan dalam gambar berikut :
Jenis :
Tinjauan terhadap suatu sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yaitu :
a) Sistem Fisik dan sistem Abstrak
Sistem fisik adalah sistem yang komponennya berupa benda nyata, sedangkan
sistem abstrak adalah kebalikannya.
b) Sistem Alami dan Buatan
Sistem alami adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami
sedangkan sistem buatan adalah sebagai hasil kerja manusia.
c) Sistem Deterministik dan Probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang perilakunya dapat ditentukan/
diprediksi sedangkan sistem probabilistik merupakan kebalikannya.
d) Sistem Tertutup dan Terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang perilakunya tidak dipengaruhi oleh
lingkungannya sedangkan sistem terbuka merupakan kebalikannya.
2) Informasi
Data dan Informasi :
Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian nyata (fakta)
yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak, yang
menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. Data akan menjadi bahan dalam suatu
proses pengolahan data. Oleh karena itu, data belum dapat banyak berbicara
sebelum diolah lebih lanjut.
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang
penting dan memiliki kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk
memperoleh informasi diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit
pengolah. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan dalam gambar
berikut.
Faktor Informasi :
Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap suatu informasi adalah fungsi informasi,
biaya informasi, nilai informasi dan mutu informasi.
3) Manajemen
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya
yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemenjugadapatdimaksudkan
sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang
menjalankan pekerjaan. Sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi
manusia, material, dan modal. Dalam sistem manajemen, sumber daya manajemen
meliputi ketiga sumber daya tadi ditambah dengan sumber daya berupa informasi.
Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, manajer akan
melakukan tiga macam proses manajemen yaitu:
a) Perencanaan
b) Pengendalian (meliputi pengorganisasian, penggerakan dan koordinasi)
c) Pengambilan keputusan
Proses manajemen dapat dilakukan dalam tiga tingkatan kegiatan manajemen
yaitu:
a) Perencanaan dan pengendalian operasional
b) Perencanaan taktisdan pengendalian manajemen
c) Perencanaan strategis
Ketiga tingkatan kegiatan manajemen tersebut dapat digambarkan sebagai sebuah
piramida seperti ditunjukkan pada gambar berikut.
4) Definisi Sistem Informasi Manajemen
Istilah sistem Informasi Manajemen sebenarnya terdiri atas tiga kata kunci, yaitu
sistem, informasi, dan manajemen.
Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu
kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang
lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data,
menerima masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya (processing), dan
menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan
keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan
akibatnya baik pada saat itu maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan
operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai
sumber daya yang ada guna mencapai tujuan.
5) Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen dapat dijelaskan dengan memberikan penjelasan
yang didasarkan pada tiga macam tinjauan yaitu berdasarkan komponen fisik,
fungsi pengolahan, dan fungsi keluaran. Berdasarkan komponen fisik
penyusunnya, Sistem Informasi Manajemen dapat terdiri atas komponen:
a) Perangkat keras (hard ware)
b) Perangkat lunak (soft ware)
c) Berkas (file)
d) Procedure (prosedur)
e) Manusia (brain ware)
Hubungan kelima komponen ini dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Sistem Informasi Manajemen mempunyai tugas utama melakukan transformasi
data menjadi informasi. Hal ini berarti Sistem Informasi Manajemen bertugas
menerima data masukan, mengolah data masukan, dan menghasilkan keluaran
berupa informasi.
Berdasarkan fungsi pengolahan Sistem Informasi Manajemen terdiri atas:
a) Mengolah transaksi
b) Memelihara file historis
c) Menghasilkan keluaran
menghasilkan keluaran berikut:
a) Dokumen transaksi
b) Laporan terjadwal/rutin
c) Jawaban atas pertanyaan terjadwal
d) Laporan tidak terjadwal
e) Jawaban atas pertanyaan tidak terjadwal
f) Dialog user-machine
Pengolahan Data (Data Processing)
a) Unsur Pengolahan Data
Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan
guna mencapai tujuan. Proses pengolahan data dapat meliputi sebagian atau
seluruh unsur pengolahan data berikut:
(1) Pengumpulan data ( data capturing)
(2) Pembacaan (reading)
(3) Pemeriksaan (verifying)
(4) Perekaman (recording)
(5) Penggolongan (classifying)
(6) Pengurutan (sorting)
(7) Peringkasan (sumarizing)
(8) Perhitungan (calculating)
(9) Perbandingan (comparing)
(10) Pemindahan (transmiting)
(11) Penampilan kembali (retrieving)
(12) Penggandaan (reproduction)
(13) Penyebarluasan (distribution)
b) Metode Pengolahan Data
Terdapat empat metode yang dapat diterapkan dalam sistem pengolahan data
yaitu:
(1) Metode manual
(2) Metode elektromekanik (electromechanical)
(3) Metode sistem warkat (punched-chart equipment)
(4) Metode elektronik komputer (electronic computer)
Persyaratan pemilihan metode pengolahan data dapat ditentukan dengan
mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
(1) Volume unsur-unsur data yang dimuat
(2) Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan
(3) Batasan waktu pengolahan
(4) Tuntutan perhitungan
c) Bentuk Pengolahan Data dalam Struktur Organisasi
Organisasi sistem informasi dalam struktur organisasi dapat dibedakan
menjadi tiga macam yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan terdistribusi.
Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan yang dapat saling
dibandingkan. Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang baik perlu
dipertimbangkan dan dipilih agar diperoleh bentuk sistem informasi yang
efektif dan sesuai dengan organisasi yang menggunakan.
Pada bentuk pengolahan data tersentralisasi, operasi pengolahan data
dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi
sedangkan pada bentuk pengolahan data terdesentralisasi, kegiatan
pengolahan data dilakukan dalam bidang-bidang organisasi yang bersifat
fungsional otonom sebagai suborganisasi. Bentuk pengolahan data
terdistribusi menyebarkan data yang akan diolah ke tiap-tiap bagian kemudian
disatukan kembali secara logik dan diawasi oleh bagian yang mempunyai
peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.
7) Siklus Hidup Informasi
Dalam Sistem Informasi Manajemen, sistem tersebut akan melakukan pengolahan
data yang ada di dalam basis data, baik secara manual, elektromekanik, elektronik
komputer dan menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai.
8) Unsur Penting agar SIM Efektif
Agar Sistem Informasi Manajemen dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara
efektif, maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur penting berikut:
a) Data yang dibutuhkan
b) Kapan data dibutuhkan
c) Siapa yang membutuhkan
d) Dimana data dibutuhkan
e) Dalam bentuk apa data dibutuhkan
f) Prioritas yang diberikan dari bermacam data
g) Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data
h) Bagaimana pengaturan umpan balik
i) Mekanisme evaluasi yang digunakan
9) Bentuk Anatomi Sistem Informasi Manajemen
Bentuk anatomi Sistem Informasi Manajemen dapat digambarkan sebagaimana
ditunujukkan oleh gambar dibawah ini
10) Jaringan Kerja Sistem Informasi Manajemen
Jaringan kerja Sistem Informasi Manajemen adalah terdiri atas:
a) Perencanaan strategi dan pengendalian manajemen
b) Fungsi operasional
c) Unit fungsional
Hirarki pengendalian dalam jaringan kerja Sistem Informasi Manajemen dapat
digambarkan seperti gambar di bawah ini:
Perencanaan Strategis &
Pengendalian Manajemen
Pengendalian Manajemen
atas Fungsi
Fungsi Operasional Fungsi Operasional Fungsi Operasional
Pengendalian Manajemen
atas Fungsi
Pengendalian Manajemen
atas Fungsi
Pengendalian Operasional
Pusat Keputusan
Pusat Kegiatan
Pusat Keputusan
Pusat Kegiatan
Pusat Keputusan
Pusat Kegiatan
Rencana Standar
(Analisis)
Manajemen
(Keputusan/ Kontrol)
Data
Operasi
Data
Masukan
Data
Keluaran
Pencatat Data Pencatat Data Pencatat Data
Pengolahan
11) Fundamental Komputer
Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komputer, maka Sistem
Informasi Manajemen yang dikembangkan pada saat ini hampir semuanya telah
memanfaatkan teknologi komputer sebagai pemegang peran utama dalam
pengolahan data. Keadaan seperti ini dikenal dengan istilah Computer Based
Information System/CBIS. Terdapat empat generasi bahasa (4 generation language
/4GL)dalam CBIS yaitu:
a) Bahasa mesin (machine language)
b) Bahasa rakitan (assembly language)
c) Bahasa pemrograman (programming language)
d) Bahasa Query (query language)
12) Elemen Operasional SIM
Komponen fisik dan keluaran dalam Sistem Informasi Manajemen adalah
melaksanakan fungsi pengolahan. Elemen-elemen operasional sebagai fungsi
pengolahan pada suatu Sistem Informasi Manajemen terdiri atas:
a) Pengolahan transaksi
b) Pemeliharaan file historis
c) Pemrosesan laporan
d) Pemrosesan permintaan
b. PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN
Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit
fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen.
Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional
yang ada. Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis penbuatan
keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan manajemen.
Dengan demikian suatu SIM harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses
perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan.
1) Dukungan SIM pada Proses Perencanaan
Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan,
dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana.
Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan
memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi.
Teknik analisis data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan
antara lain:
a) Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan
b) Teknik penghalusan data
c) Analisis musiman
d) Analisis korelasi
e) Analisis korelasi secara otomatis (auto correlaton analysis)
f) Analisis penyebaran
Teknik-teknik penciptaan data perlu dilakukan karena data-data historis hanya
menggambarkan keadaan masa lampau. Sedangkan perencanaan melibatkan masa
lampau dan mendatang.
2) Dukungan Sistem Informasi pada Proses Pengendalian
Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatankegiatan
dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Untuk pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada
pengalaman manusia. Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:
a) Unit masukan
b) Kegiatan
c) Keluaran yang dihasilkan
Dukungan SIM pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model
perencanaan. Dukungan yang diberikan mencakup hal-hal sebagai berikut:
a) Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
b) Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
c) Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang
Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus
menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja.
3) Dukungan Sistem Informasi pada Pengambilan Keputusan
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu :
a) Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :
Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan
Pengakuan adanya masalah
b) Disain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :
Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah
c) Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah
Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya
c. EVALUASI SIM
Evaluasi SIM adalah mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada
organisasi yang menerapkannya untuk memperbaiki prestasi dimasa mendatang.
Evaluasi SIM dapat dilakukan dengan cara berbeda-beda tergantung dari tujuan evaluasi.
Evaluasi SIM dapat dilakukan oleh salah satu dari :
Tim audit khusus
Tim audit internal
Organisasi konsultasi
Evaluasi dapat dilakukan pada serangkaian tingkat yang berbeda yaitu :
- Evaluasi sistem informasi secara menyeluruh
- Evaluasi sistem perangkat keras/ perangkat lunak
- Evaluasi Aplikasi
Yang perlu diperhatikan, bahwa proses evaluasi bukan hanya menitik beratkan pada
penentuan kelemahan dan keunggulan SIM saja, tetapi lebih dari itu adalah pada usahausaha
perbaikan yang perlu dilakukan. Tujuan evaluasi SIM adalah sebagai berikut :
- Menilai kemampuan teknis SIM
- Menilai pelaksanaan operasional SIM
- Menilai pendayagunaan SIM
Penelusuran
Desain
Pemilihan
Evaluasi fungsi SIM adalah meliputi hal-hal sebagai berikut :
- Evaluasi sistem perangkat keras/ perangkat lunak yang masih berlaku.
- Evaluasi sistem perangkat keras/ perangkat lunak baru atau pengganti
- Evaluasi aplikasi SIM
- Penghitungan manfaat secara kuantitatif dari aplikasi SIM
- Analisis biaya manfaat dari alternatif disain SIM
1) Evaluasi Perangkat Keras/Perangkat Lunak yang Masih Berlaku
Tujuan evaluasi perangkat keras/ perangkat lunak SIM yang masih berlaku adalah
menentukan hal-hal sebagai berikut :
a) Apakah ada sumber daya baru yang diperlukan
b) Apakah ada sumber daya perangkat keras/ lunak baru yang diperlukan
c) Apakah pengaturan kembali akan memperbaiki daya guna
d) Apakah tambahan sumber daya akan memperbaiki ketepatgunaan sistem
2) Evaluasi Perangkat Keras/Perangkat Lunak Baru atau Pengganti
Pendekatan umum yang dapat dilakukan pada evaluasi sistem perangkat keras/
lunak baru atau pengganti adalah terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :
a) Studi kelayakan
Studi kelayakan merupakan suatu studi yang dilaksanakan untuk penyelidikan
sistem yang ada, menilai kebutuhan sistem perangkat keras/ lunak baru atau
pengganti, menilai biaya efektifitas sistem yang diusulkan, dan menilai
dampak sistem yang diusulkan pada organisasi.
b) Penyiapan spesifikasi dan penawaran
Pedoman spesifikasi merupakan suatu daftar kebutuhan yang secara spesifik
merumuskan apa yang haru dikerjakan oleh sistem perangkat keras/ lunak.
Penawaran diperlukan karena umumnya beberapa pensuplai akan
menyampaikan penawaran-penawaran yang perlu dipertimbangkan secara
kuantitatif, kualitatif, dan subyektif.
3) Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi
Suatu aplikasi sistem informasi dapat dievaluasi menurut beberapa ukuran, yaitu
sebagai berikut :
a) Kelayakan Teknis (Technical Feasibility)
b) Kelayakan Operasional (Operational Feasibility)
c) Kelayakan ekonomis (Economic Feasibility)
d) Kelayakan hukum (Legal Feasibility)
e) Kelayakan Jadwal (Schedule Feasibility)
4) Penghitungan Manfaat Aplikasi SIM Secara Kuantitatif
Nilai suatu aplikasi SIM dapat bersifat ekonomis dan non ekonomis. Manfaat non
ekonomis cenderung lebih sulit untuk diukur.
Dua pendekatan metode dapat membantu dalam penghitungan ini, yaitu melalui:
a) Metoda perkiraan langsung atas nilai aplikasi oleh pihak-pihak yang paham
tentang SIM
b) Metoda biaya kurang/lebih dari angka tertentu yang ditetapkan sebelumnya.
5) Analisis Biaya Manfaat dari Alternatif Desain SIM
Analisis biaya/manfaat dari alternatif dsain suatu sistem informasi umunya
dilakukan atas dasar suatu kompromi. Kompromi yang dimaksud meliputi pilihan
desain yangharus dilakukan, dan ukuran dalam analisis biaya/manfaat yang harus
disampaikan pada pimpinan/manajemen untuk pembuatan keputusan. Beberapa
masalah yang berhubungan dengan pemilihan desain sistem informasi adalaj
sebagai berikut:
a) Waktu tanggapan
b) Perincian tampilan
c) Mutu data
d. PENGENDALIAN MUTU SIM
SIM sebagai suatu sistem yang terbuka tidak dapat dijamin sebagai suatu sistem yang
bebas kesalahan, kekurangan dan penyimpangan umum lainnya. Oleh karena itu
pengendalian harus diterapkan untuk mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang
tidak diinginkan. Pengendalian sistem informasi berguna untuk melindungi dirinya
sendiri agar dapat terus melangsungkan hidupnya.
Pengendalian sistem informasi dapat dikategorikan menjadi dua yaitu pengendalian
secara umum (general controll) dan pengendalian aplikasi (application control).
TUJUAN TERHADAP BERBAGAI APLIKASI SIM
Suatu sistem informasi pada umunya dikembangkan untuk tujuan tertentu sesuai
kebutuhan pemakainya. Dengan begitu maka setiap sistem informasi mempunyai tujuan
yang spesifik. Sistem informasi yang sederhana, biasanya dikembangkan dengan tujuan
memenuhi kebutuhan data dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi. Sistem
informasi yang lebih kompleks dikembangkan untuk menangani pengolahan data
transaksi pada tingkat operasional dan penekanan tingkat pengendalian manajemen.
Permasalahan yang dihadapi pada pengembangan suatu sistem informasi adalah
bagaimana sistem informasi yang dirancang dapat mendukung secara optimal pada
setiap unit fungsional dan sekaligus pada semua tingkat kegiatan manajemen. Suatu
basis data yang lengkap dan kemampuan menampilkan kembali dengan cepat dan
mudah terhadap data yang tersimpan dalam basis data merupakan hal penting yang perlu
diperhatikan dalam perancangan sistem informasi.
Secara umum tujuan sistem informasi dapat dikelompokkan sebagai berikut :
1) Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien
2) Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif
3) Agar organisasi dapat memberikan layanan yang lebih baik
4) Agar organisasi dapat meningkatkan improvisasi terhadap produk yang dihasilkan
5) Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya
Selain tujuan tersebut diatas masih dimungkinkan adanya tujuan umum lainnya yang
dapat diidentifikasikan dari penerapan SIM pada suatu organisasi.
